Odontathon 2022. Der Hackathon der Dentalbranche.

Hintergrund der Challenge:

Immer mehr Zahnärzt:innen nutzen Terminvereinbarungsplattformen in ihrem Praxisalltag. Es gibt viele verschiedene Angebote auf dem Markt und somit auch unterschiedliche Möglichkeiten, seine Patient:innen zu erinnern, ihre Termine wahrzunehmen.

Problemstellung:

Die Situation kennt vermutlich jede Zahnärzt:in: Ein Termin wurde schnell und einfach über eine Online-Plattform vereinbart, doch die Patient:in meldet sich kurz vorher wieder ab oder meldet sich im schlimmsten Fall gar nicht. Die Nachbesetzung kann trotz des Online-Portals schwierig bis unmöglich werden und den Ausfall des Honorars sowie administrative Aufgaben mit sich ziehen. Die Ausfallquote an vergebenen Terminen, die nicht wahrgenommen werden, liegt pro Jahr bei fünf bis zehn Prozent. Zwar helfen Online-Plattformen schon enorm, dieser Quote entgegenzuwirken, doch die finale Verbindlichkeit bzw. ein Anreiz fehlen, um Termine wahrzunehmen.

Aufgabenstellung für die Teams:

Wir sehen in dem Fehlen von Verbindlichkeit bei der Online-Terminvereinbarung den Hauptgrund für die hohe Ausfallquote von Praxisterminen. Die Challenge besteht darin, einen Weg zu finden, auf einer Terminvereinbarungsplattform eben diese Verbindlichkeit sowie eine nachhaltigere Erinnerungsfunktion für die Patient:innen zu schaffen.

Hintergrund der Challenge:

Die Personalsuche gestaltet sich immer schwieriger und ist Personal erstmal gewonnen, haben die Mitarbeiter:innen völlig unterschiedliche Ansprüche, Wünsche und Bedürfnisse. Das, was jemand aus der Generation Z zufrieden stellt, ist nicht das, was sich jemand aus der Generation Y wünscht. Und schon gar nicht das, was sich die Generation X wünscht. Mitarbeiter:innen dieser Gruppen finden sich jedoch sehr häufig in relevanten Positionen in der Praxis. Gerade in den Bereichen, die mit Führung betraut sind, bspw. die Praxismanager:innen. Daher sind die Themen Work-Life-Balance vs. Praxiszeiten bzw. Wohlfühlfaktor vs. Praxisbetrieb und vor allem auch das Thema Changemanagement weiterhin maximal relevant in den Praxen. Letzteres vor allem deshalb, weil trotz der sich verändernden Praxisstrukturen die Zuständigkeiten innerhalb der Praxis nicht (vollumfänglich) definiert werden.

Problemstellung:

Susanne Müller ist zwei Jahre nach Abschluss ihrer Ausbildung heute im Bereich der Rezeption einer mittelgroßen Zahnarztpraxis tätig. Fehlende Benefits, unflexible Arbeitszeiten und ausbleibende Weiter- und Gehaltsentwicklungen machen sie unglücklich, ihren Kolleg:innen geht es ähnlich. Work-Life-Balance? Fehlanzeige! In ihrer Praxis scheint alles festgefahren. Stehen notgedrungen mal Veränderungen an, wird Susanne davon komplett überfahren. Susanne fühlt sich einfach nicht mehr wohl. Das ist doch nicht mehr zeitgemäß!

Aufgabenstellung für die Teams:

Der Wunsch von Mitarbeiter:innen wie Susanne nach mehr Freizeit, stetiger Entwicklung und einem hohen Wohlfühlfaktor steigt. Wie können Wunsch und Realität des Praxisalltags in Einklang gebracht werden? Entwickeln Sie einen Lösungsansatz, der diesen Spagat ermöglicht und Praxispersonal langfristig bindet.

Hintergrund der Challenge:

Melanie und Stefan sind gerade mit ihrer Assistenzzeit fertig. Privat beschäftigen sich beide stark mit dem Thema Nachhaltigkeit. Strohhalme, Alufolie und Co. haben sie erfolgreich durch nachhaltige Produkte im Haushalt ersetzt. Jetzt soll die eigene Praxis in Angriff genommen werden. Kauf oder Gründung – da sind sich beide noch nicht ganz einig. Eines wissen sie aber genau: Nachhaltig soll auch ihre Praxis ausgerichtet sein.

Problemstellung:

Bedingt durch die Hygieneauflagen wird in Zahnärzt:innenpraxen auf viele Plastikartikel (Speichelzieher, Mundspülbecher, Patientenlätzchen etc.) zurückgegriffen. Im Quartal verbraucht eine Zahnarztpraxis knapp 2.000 Mundspülbecher aus Plastik, dazu kommt eine entsprechende Anzahl an Patient:innenlätzchen, die wegen der Wasserundurchlässigkeit mit Plastik beschichtet sind. Auch verschiedene Chemikalien stellen eine Herausforderung dar.

Aufgabenstellung für die Teams:

Entwickeln Sie eine Idee, wie unter Einhaltung der aktuellen Hygieneanforderungen eine in allen Bereichen nachhaltig ausgerichtete Zahnarztpraxis gegründet oder eine bestehende Zahnarztpraxis so umstrukturiert werden kann, dass sie dem Grundsatz „Be green“ folgt.

Hintergrund der Challenge:

Schon während des Auswahlprozesses machen sich Patient:innen ein Bild von der zukünftigen Praxis bzw. von der neuen Zahnärzt:in und der entsprechenden Behandlungsphilosophie. Ein angenehmer Erstkontakt in einer freundlichen, stressfreien Atmosphäre ist deshalb wichtig für einen ersten Eindruck – in einer gut organisierten Praxis sind lange Wartezeiten unüblich. Ein professioneller Onboarding-Prozess trägt u. a. zur Patientenbindung bei und ist darüber hinaus die Grundlage für eine hohe Termindichte.

Problemstellung:

Viele Patient:innen beklagen die steigende Flut an Hinweisen, Vereinbarungen, Dokumenten und Informationspflichten, die meist erst in der Praxis ausgehändigt werden und dort ausgefüllt und unterschrieben werden müssen. Individuelle Lösungen über die eigene Website und Vorabinformationen in Papierform etc. führen oftmals zu Verständnisschwierigkeiten und Interpretationsspielraum – die damit verbundenen Rückfragen verzögern den zeitlichen Ablaufplan. Fehlende Zeitfenster verursachen in der Praxis wiederum Stress, Hektik und Wartezeiten und führen unweigerlich zu Fehlern und unzufriedenen Patient:innen. Vorhandene Lösungen sind überwiegend mit Kosten, Schnittstellenproblematiken und längeren Vertragslaufzeiten verbunden.

Aufgabenstellung für die Teams:

Entwickeln Sie eine rechtssichere Lösung zur Beschleunigung des Onboarding-Prozesses z. B. durch Tools wie Online-Anamnese etc., die ein schnelles und stressfreies Onboarding durch Einbindung der Patient:innen ermöglichen.

Hintergrund der Challenge:

Es werden heute viele Neu- und Wiederholungsversorgungen anstatt minimalinvasiven Reparaturen (Refittings) durchgeführt.

Es herrscht eine Vollkasko-Mentalität auf Seiten der Patient:innen bei gleichzeitiger Intransparenz der Ärzt:innen über abgerechnete Leistungen. Die gesetzlichen Krankenkassen arbeiten in überalterten Abrechnungsstrukturen. Es liegt eine starre Arbeitsverteilung zwischen Zahnärzt:in und Zahnmedizinischen Fachangestellten vor.

Problemstellung:

Der 45-jährige Herr Yilmaz ist allgemeinmedizinisch unauffällig und zahnmedizinisch mit drei Füllungen versorgt. Er ist gesetzlich versichert und geht regelmäßig zur Kontrolle. Herr Yilmaz ist unzufrieden mit seiner Versicherungsleistung. Er ist Gutverdiener und freiwillig in der GKV. Seine Versicherung übernimmt keine professionelle Zahnreinigung. Der letzte invasive Eingriff liegt 25 Jahre zurück. Er möchte am liebsten zu einer Präventivzahnmediziner:in mit Spezialisierung auf seine Bedürfnisse gehen.

Aufgabenstellung für die Teams:

Wie schaffen wir eine angepasste, transparente Versicherungsdienstleistung für seinen Befund und Bedarf und können damit die Kosten auf Seiten der Patient:innen und der Versicherungen senken?

Hintergrund der Challenge:

Die demografische Entwicklung, kompliziertere Versorgungen im Alter und die eingeschränkte Mobilität der Patient:innen bei gleichzeitig eingeschränkter familiärer Versorgung sind eine große Herausforderung für die zahnmedizinische Versorgung.

Problemstellung:

Die 80-jährige Frau Klein leidet unter Arthrose und ist dadurch stark bewegungseingeschränkt. Sie lebt in einem Wohngebiet einer mittleren Großstadt. Ihr Sohn lebt im Ausland und sie hat keine weiteren Familienangehörigen in der Nähe. Der Pflegedienst besucht Frau Klein regelmäßig. Die Zeit des Pflegedienstes reicht für die notwendige Mundhygiene nicht aus. Frau Klein ist nur noch teilweise mit ihren eigenen Zähnen bezahnt. Die fehlenden Zähne wurden durch Implantate ersetzt.

Aufgabenstellung für die Teams:

Wie schaffen wir eine Verbesserung der häuslichen Zahnpflege, um weitere Komplikationen (allgemein- und zahnmedizinisch) zu vermeiden?

Hintergrund der Challenge:

Obwohl die Wertschöpfung in der Zahnarztpraxis mit der Behandlung am Patienten erfolgt, müssen Zahnärzt:innen noch immer zu viel Zeit für administrative Aufgaben und Verwaltung aufwenden.

Problemstellung:

Herr Dr. med. dent. Reinhard und sein Team geben jeden Tag alles, um ihre Patient: innen in der Zahnarztpraxis bestmöglich zu versorgen. Doch parallel müssen sie sich um viele administrative Tätigkeiten kümmern: Ununterbrochen klingelt das Telefon, Termine müssen koordiniert werden, Kostenpläne, Beratungs- und Aufklärungsdokumentationen müssen angefertigt und Dokumente anderer Praxen angefordert werden... All diese Prozesse sind meist zeitaufwendig und verlangsamen den Praxisablauf. Herrn Dr. med. dent. Reinhard und seinem Team bleibt dadurch weniger Zeit für ihre Patient: innen, als ihnen eigentlich lieb ist.

Aufgabenstellung für die Teams:

Identifizieren Sie Störfaktoren im Praxisablauf und überlegen Sie, wie diese mit Hilfe digitaler Lösungen und neuer Technologien verbessert werden können. Erstellen Sie dazu eine digital unterstützte Patient:innen-Ärzt:in Journey, wie Sie in der Zukunft aussehen könnte (Terminbuchungen, Terminerinnerungen, Rezeptbestellungen, Recall-System, Wartezimmer, Behandlungszeitplan, Datenübermittlung, Befundbesprechung, etc.)

Hintergrund der Challenge:

Die Qualität der eigenen Praxis online sichtbar zu machen, ist sowohl für Patient:innen auf der Suche nach einem/einer passenden Zahnärzt:in als auch für Zahnärzt:innen, die ihre Praxis aufgrund ihrer hohen Standards positiv hervorheben möchten, von großer Bedeutung. Die Herausforderung besteht darin, Qualität vergleichbar zu machen, online zu ermitteln und darzustellen.

Problemstellung:

Frau Dr. med. dent. Körner möchte Patient:innen online über die hohe Qualität ihrer Behandlungen informieren und sie somit von ihrer Praxis überzeugen. Dafür möchte sie gerne für Patient:innen hilfreiche Qualitätskriterien online veröffentlichen, die ihre Expertise und ihre hervorragenden Behandlungen unterstreichen. Allerdings gibt es aktuell kaum online veröffentlichte und vergleichbare Informationen über die Behandlungsqualität von Zahnärztinnen, die sie dafür nutzen könnte.

Aufgabenstellung für die Teams:

Entwickeln Sie Kriterien, mit denen Zahnärzt:innen wie Frau Dr. med. Körner die Qualität ihrer angebotenen Behandlungen messbar und vergleichbar machen können und skizzieren Sie, wie und unter welchen Voraussetzungen diese online dargestellt werden sollten – um Patient: innen von ihrer Praxis zu überzeugen.

Hintergrund der Challenge:

Der Dentalmarkt in Deutschland befindet sich in einer umfassenden Transformation.
Die Anzahl der Einzelpraxen hat in den letzten 15 Jahren um mehr als 6000 abgenommen und mehr als 30 % der Zahnärzt:innen werden in den nächsten 10 Jahren das Rentenalter erreichen. Im gleichen Zeitraum hat die Anzahl der großen Praxisstrukturen mit angestellten Zahnärzt:innen wie ZMVZs oder DSO, die sich mehr und mehr im Urbanen Umfeld ansiedeln und ein sehr breites Behandlungsspektrum anbieten, zugenommen.

Problemstellung:

Dr. Mengen ist Inhaber einer chirurgischen Praxis, die ihre Patient:innen aus anderen Praxen überwiesen bekommt. Er ist 52 Jahre alt und seine Praxis läuft gut. Einige seiner Überweisenden haben leider keine Nachfolgenden gefunden und mussten somit ihre Praxis schließen, was zu einem Rückgang an Aufträgen geführt hat. Im näheren Umfeld ist ein großes Behandlungszentrum mit eigener chirurgischer Abteilung entstanden. Dieses verändert die Wettbewerbssituation deutlich.

Aufgabenstellung für die Teams:

Wie können wir das Überweisersystem zukunftsfähig machen? Entwickeln Sie Ansätze für das Überweisernetzwerk der Zukunft, die den Rückgang von Einzelpraxen, das Ausbleiben von Praxisübernahmen und den Ausbau von großen Behandlungszentren berücksichtigen.

Hintergrund der Challenge:

Die Patient:in von heute ist nicht mehr vergleichbar mit der Patient:in von damals: Bedürfnisse und Erwartungen haben sich verändert. Patient:innen heute sind aufgeklärter und anspruchsvoller, wollen schnellere Lösungen, sie suchen ihre Informationen im Internet oder fragen Verwandte und Bekannte. Zu über 60% werden Kaufentscheidungen über Social Media getroffen. Zahlreiche Anbieter preisen ihre Leistungen auf unterschiedlichen Kanälen online und offline an. Will man sich als Praxis langfristig vom Wettbewerb abheben, ist man unweigerlich gezwungen, neue und vielleicht auch ungewöhnliche Wege zu gehen, um Patienten dauerhaft zu begeistern.

Problemstellung:

Dr. Melanie Fischer ist in einer gut laufenden Praxis in München eingestiegen, die Praxis ist bereits etabliert, in bevorzugter Lage mit einem konstanten Patientenstamm. Allerdings befinden sich in fußläufiger Umgebung weitere Praxen mit einem ähnlichen Leistungs- und Serviceangebot. Dr. Melanie Fischer möchte den bestehenden Patientenstamm weiter ausbauen und den Anteil der Privatpatient:innen erhöhen. Sie sucht nun nach Möglichkeiten, ihren neuen Arbeitgeber für Patient:innen attraktiver zu machen.

Aufgabenstellung für die Teams:

Vom Erstkontakt bis hin zur wiederholten Terminvereinbarung und sogar Weiterempfehlung, an welchen Kontaktpunkten können Sie als Praxisinhaber:in WOW-Momente sowohl für Neupatient:innen als auch für bestehende Patient:innen kreieren? Welche Elemente werden für eine erfolgreiche Praxis in der Zukunft essenziell sein, um den Zahnarztbesuch von einem „notwendigen Übel“ in ein nachhaltig positiv wirkendes/einzigartiges Erlebnis zu verwandeln und so Patient:innen dauerhaft zu begeistern? Welche Rolle spielt dabei das Praxisteam?

Zusatz: Als Industrie, wie können wir Praxen auf ihrem Weg dahin unterstützen?