Der Hackathon der Dentalbranche.

Hintergrund der Challenge:

Immer mehr Zahnärzt:innen nutzen Terminvereinbarungsplattformen in ihrem Praxisalltag. Es gibt viele verschiedene Angebote auf dem Markt und somit auch unterschiedliche Möglichkeiten, seine Patient:innen zu erinnern, ihre Termine wahrzunehmen.

Problemstellung:

Die Situation kennt vermutlich jede Zahnärzt:in: Ein Termin wurde schnell und einfach über eine Online-Plattform vereinbart, doch die Patient:in meldet sich kurz vorher wieder ab oder meldet sich im schlimmsten Fall gar nicht. Die Nachbesetzung kann trotz des Online-Portals schwierig bis unmöglich werden und den Ausfall des Honorars sowie administrative Aufgaben mit sich ziehen. Die Ausfallquote an vergebenen Terminen, die nicht wahrgenommen werden, liegt pro Jahr bei fünf bis zehn Prozent. Zwar helfen Online-Plattformen schon enorm, dieser Quote entgegenzuwirken, doch die finale Verbindlichkeit bzw. ein Anreiz fehlen, um Termine wahrzunehmen.

Aufgabenstellung für die Teams:

Wir sehen in dem Fehlen von Verbindlichkeit bei der Online-Terminvereinbarung den Hauptgrund für die hohe Ausfallquote von Praxisterminen. Die Challenge besteht darin, einen Weg zu finden, auf einer Terminvereinbarungsplattform eben diese Verbindlichkeit sowie eine nachhaltigere Erinnerungsfunktion für die Patient:innen zu schaffen.

Hintergrund der Challenge:

Die Personalsuche gestaltet sich immer schwieriger und ist Personal erstmal gewonnen, haben die Mitarbeiter:innen völlig unterschiedliche Ansprüche, Wünsche und Bedürfnisse. Das, was jemand aus der Generation Z zufrieden stellt, ist nicht das, was sich jemand aus der Generation Y wünscht. Und schon gar nicht das, was sich die Generation X wünscht. Mitarbeiter:innen dieser Gruppen finden sich jedoch sehr häufig in relevanten Positionen in der Praxis. Gerade in den Bereichen, die mit Führung betraut sind, bspw. die Praxismanager:innen. Daher sind die Themen Work-Life-Balance vs. Praxiszeiten bzw. Wohlfühlfaktor vs. Praxisbetrieb und vor allem auch das Thema Changemanagement weiterhin maximal relevant in den Praxen. Letzteres vor allem deshalb, weil trotz der sich verändernden Praxisstrukturen die Zuständigkeiten innerhalb der Praxis nicht (vollumfänglich) definiert werden.

Problemstellung:

Susanne Müller ist zwei Jahre nach Abschluss ihrer Ausbildung heute im Bereich der Rezeption einer mittelgroßen Zahnarztpraxis tätig. Fehlende Benefits, unflexible Arbeitszeiten und ausbleibende Weiter- und Gehaltsentwicklungen machen sie unglücklich, ihren Kolleg:innen geht es ähnlich. Work-Life-Balance? Fehlanzeige! In ihrer Praxis scheint alles festgefahren. Stehen notgedrungen mal Veränderungen an, wird Susanne davon komplett überfahren. Susanne fühlt sich einfach nicht mehr wohl. Das ist doch nicht mehr zeitgemäß!

Aufgabenstellung für die Teams:

Der Wunsch von Mitarbeiter:innen wie Susanne nach mehr Freizeit, stetiger Entwicklung und einem hohen Wohlfühlfaktor steigt. Wie können Wunsch und Realität des Praxisalltags in Einklang gebracht werden? Entwickeln Sie einen Lösungsansatz, der diesen Spagat ermöglicht und Praxispersonal langfristig bindet.

Hintergrund der Challenge:

Melanie und Stefan sind gerade mit ihrer Assistenzzeit fertig. Privat beschäftigen sich beide stark mit dem Thema Nachhaltigkeit. Strohhalme, Alufolie und Co. haben sie erfolgreich durch nachhaltige Produkte im Haushalt ersetzt. Jetzt soll die Praxisgründung in Angriff genommen werden. Kauf oder Gründung – da sind sich beide noch nicht ganz einig. Eines wissen sie aber genau: Nachhaltig soll auch ihre Praxis ausgerichtet sein.

Problemstellung:

Bedingt durch die Hygieneauflagen wird in Zahnarztpraxen auf viele Plastikartikel (Speichelzieher, Mundspülbecher, Patientenlätzchen etc.) zurückgegriffen. Im Quartal verbraucht eine Zahnarztpraxis knapp 2.000 Mundspülbecher aus Plastik, um nur eine Kennzahl zu nennen. Die Zahnärzteschaft weiß um die Thematik, jedoch stoßen sie bei Umsetzung offenbar an Grenzen. Nachhaltigkeit sei oft nur dann in Praxen umsetzbar, sofern die vorhandenen Abläufe und Prozesse beibehalten werden können, um wirtschaftlich zu bleiben. Nachhaltigkeit ist schließlich teuer! – Aber ist das wirklich so? Kann Nachhaltigkeit nicht auch Quelle für Innovationen und unternehmerischen Fortschritt sein?

Aufgabenstellung für die Teams:

Entwickele einen Ansatz für Melanie und Stefan, wie eine nachhaltig ausgerichtete Zahnarztpraxis gegründet oder eine bestehende Zahnarztpraxis so umstrukturiert werden kann, dass sie nachhaltigen Grundsätzen folgt. Wie kann es gelingen, Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit wieder auf eine Ebene zu bringen?

Hintergrund der Challenge:

Schon während des Auswahlprozesses machen sich Patient:innen ein Bild von der zukünftigen Praxis bzw. von der neuen Zahnärzt:in und der entsprechenden Behandlungsphilosophie. Ein angenehmer Erstkontakt in einer freundlichen, stressfreien Atmosphäre ist deshalb wichtig für einen ersten Eindruck – in einer gut organisierten Praxis sind lange Wartezeiten unüblich. Ein professioneller Onboarding-Prozess trägt u. a. zur Patientenbindung bei und ist darüber hinaus die Grundlage für eine hohe Termindichte.

Problemstellung:

Viele Patient:innen beklagen die steigende Flut an Hinweisen, Vereinbarungen, Dokumenten und Informationspflichten, die meist erst in der Praxis ausgehändigt werden und dort ausgefüllt und unterschrieben werden müssen. Individuelle Lösungen über die eigene Website und Vorabinformationen in Papierform etc. führen oftmals zu Verständnisschwierigkeiten und Interpretationsspielraum – die damit verbundenen Rückfragen verzögern den zeitlichen Ablaufplan. Fehlende Zeitfenster verursachen in der Praxis wiederum Stress, Hektik und Wartezeiten und führen unweigerlich zu Fehlern und unzufriedenen Patient:innen. Vorhandene Lösungen sind überwiegend mit Kosten, Schnittstellenproblematiken und längeren Vertragslaufzeiten verbunden.

Aufgabenstellung für die Teams:

Entwickeln Sie eine rechtssichere Lösung zur Beschleunigung des Onboarding-Prozesses z. B. durch Tools wie Online-Anamnese etc., die ein schnelles und stressfreies Onboarding durch Einbindung der Patient:innen ermöglichen.

Hintergrund der Challenge:

Digitalisierung ist die größte Challenge der 2020er Jahre. Auch in der Dentalwelt ist die Digitalisierung eine große Herausforderung. Der Druck, schneller, agiler und kommunikativer zu werden, steigt zunehmend. Gerade Praxisneugründungen haben es, neben der Gründung selbst, schwer Digitalisierung direkt „richtig“ zu machen. Wie digitalisieren Zahnärzt:innen ihre Praxis am besten? Was tun, wenn es 1000 Angebote gibt und wenig Fachwissen besteht? Einfach das erstbeste nehmen?

Problemstellung:

Dr. Meier ist grade mit seinem Studium fertig und plant die eigene Praxis mit einer Kollegin zu gründen. Standort und Finanzierung sind so weit durch, auch das lokale Depot hat schon viel geholfen aber ist selbst nicht digital und eher auf klassische Depotbereiche fokussiert. Beide Kollegen fühlen sich digital fit, merken aber das Social Media und Digitalisierung doch zwei unterschiedliche Dinge sind. Zusätzlich wird die Zeit knapp, die Praxiseröffnung rückt mit großen Schritten näher und beide wollen direkt voll digital durchstarten, damit Sie am Ende nicht alles doppelt machen müssen.

Aufgabenstellung für die Teams:

Dr. Meier und Kollegin sind sich unsicher, wie es mit der Praxisdigitalisierung weitergehen soll. Beide haben sich schon für eine Praxis Management Software entschieden. Was ist nun der nächste Schritt? Entwickeln Sie einen möglichen Ansatz, der Herrn Dr. Meier und Kollegin die nächsten Schritte hin zu einer digitalisierten Praxis erleichtert und der auch zukünftigen Praxisgründer:innen dienlich ist.

Hintergrund der Challenge:

Die demografische Entwicklung, kompliziertere Versorgungen im Alter und die eingeschränkte Mobilität der Patient:innen bei gleichzeitig eingeschränkter familiärer Versorgung sind eine große Herausforderung für die zahnmedizinische Versorgung.

Problemstellung:

Die 80-jährige Frau Klein leidet unter Arthrose und ist dadurch stark bewegungseingeschränkt. Sie lebt in einem Wohngebiet einer mittleren Großstadt. Ihr Sohn lebt im Ausland und sie hat keine weiteren Familienangehörigen in der Nähe. Der Pflegedienst besucht Frau Klein regelmäßig. Die Zeit des Pflegedienstes reicht für die notwendige Mundhygiene nicht aus. Frau Klein ist nur noch teilweise mit ihren eigenen Zähnen bezahnt. Die fehlenden Zähne wurden durch Implantate ersetzt.

Aufgabenstellung für die Teams:

Wie schaffen wir eine Verbesserung der häuslichen Zahnpflege, um weitere Komplikationen (allgemein- und zahnmedizinisch) zu vermeiden?

Hintergrund der Challenge:

Obwohl die Wertschöpfung in der Zahnarztpraxis mit der Behandlung am Patienten erfolgt, müssen Zahnärzt:innen noch immer zu viel Zeit für administrative Aufgaben und Verwaltung aufwenden.

Problemstellung:

Herr Dr. med. dent. Reinhard und sein Team geben jeden Tag alles, um ihre Patient: innen in der Zahnarztpraxis bestmöglich zu versorgen. Doch parallel müssen sie sich um viele administrative Tätigkeiten kümmern: Ununterbrochen klingelt das Telefon, Termine müssen koordiniert werden, Kostenpläne, Beratungs- und Aufklärungsdokumentationen müssen angefertigt und Dokumente anderer Praxen angefordert werden... All diese Prozesse sind meist zeitaufwendig und verlangsamen den Praxisablauf. Herrn Dr. med. dent. Reinhard und seinem Team bleibt dadurch weniger Zeit für ihre Patient: innen, als ihnen eigentlich lieb ist.

Aufgabenstellung für die Teams:

Identifizieren Sie Störfaktoren im Praxisablauf und überlegen Sie, wie diese mit Hilfe digitaler Lösungen und neuer Technologien verbessert werden können. Erstellen Sie dazu eine digital unterstützte Patient:innen-Ärzt:in Journey, wie Sie in der Zukunft aussehen könnte (Terminbuchungen, Terminerinnerungen, Rezeptbestellungen, Recall-System, Wartezimmer, Behandlungszeitplan, Datenübermittlung, Befundbesprechung, etc.)

Hintergrund der Challenge:

Die Qualität der eigenen Praxis online sichtbar zu machen, ist sowohl für Patient:innen auf der Suche nach einem/einer passenden Zahnärzt:in als auch für Zahnärzt:innen, die ihre Praxis aufgrund ihrer hohen Standards positiv hervorheben möchten, von großer Bedeutung. Die Herausforderung besteht darin, Qualität vergleichbar zu machen, online zu ermitteln und darzustellen.

Problemstellung:

Frau Dr. med. dent. Körner möchte Patient:innen online über die hohe Qualität ihrer Behandlungen informieren und sie somit von ihrer Praxis überzeugen. Dafür möchte sie gerne für Patient:innen hilfreiche Qualitätskriterien online veröffentlichen, die ihre Expertise und ihre hervorragenden Behandlungen unterstreichen. Allerdings gibt es aktuell kaum online veröffentlichte und vergleichbare Informationen über die Behandlungsqualität von Zahnärztinnen, die sie dafür nutzen könnte.

Aufgabenstellung für die Teams:

Entwickeln Sie Kriterien, mit denen Zahnärzt:innen wie Frau Dr. med. Körner die Qualität ihrer angebotenen Behandlungen messbar und vergleichbar machen können und skizzieren Sie, wie und unter welchen Voraussetzungen diese online dargestellt werden sollten – um Patient: innen von ihrer Praxis zu überzeugen.

Hintergrund der Challenge:

Der Dentalmarkt in Deutschland befindet sich in einer umfassenden Transformation.
Die Anzahl der Einzelpraxen hat in den letzten 15 Jahren um mehr als 6000 abgenommen und mehr als 30 % der Zahnärzt:innen werden in den nächsten 10 Jahren das Rentenalter erreichen. Im gleichen Zeitraum hat die Anzahl der großen Praxisstrukturen mit angestellten Zahnärzt:innen wie ZMVZs oder DSO, die sich mehr und mehr im Urbanen Umfeld ansiedeln und ein sehr breites Behandlungsspektrum anbieten, zugenommen.

Problemstellung:

Dr. Mengen ist Inhaber einer chirurgischen Praxis, die ihre Patient:innen aus anderen Praxen überwiesen bekommt. Er ist 52 Jahre alt und seine Praxis läuft gut. Einige seiner Überweisenden haben leider keine Nachfolgenden gefunden und mussten somit ihre Praxis schließen, was zu einem Rückgang an Aufträgen geführt hat. Im näheren Umfeld ist ein großes Behandlungszentrum mit eigener chirurgischer Abteilung entstanden. Dieses verändert die Wettbewerbssituation deutlich.

Aufgabenstellung für die Teams:

Wie können wir das Überweisersystem zukunftsfähig machen? Entwickeln Sie Ansätze für das Überweisernetzwerk der Zukunft, die den Rückgang von Einzelpraxen, das Ausbleiben von Praxisübernahmen und den Ausbau von großen Behandlungszentren berücksichtigen.

Hintergrund der Challenge:

Die Patient:in von heute ist nicht mehr vergleichbar mit der Patient:in von damals: Bedürfnisse und Erwartungen haben sich verändert. Patient:innen heute sind aufgeklärter und anspruchsvoller, wollen schnellere Lösungen, sie suchen ihre Informationen im Internet oder fragen Verwandte und Bekannte. Zu über 60% werden Kaufentscheidungen über Social Media getroffen. Zahlreiche Anbieter preisen ihre Leistungen auf unterschiedlichen Kanälen online und offline an. Will man sich als Praxis langfristig vom Wettbewerb abheben, ist man unweigerlich gezwungen, neue und vielleicht auch ungewöhnliche Wege zu gehen, um Patienten dauerhaft zu begeistern.

Problemstellung:

Dr. Melanie Fischer ist in einer gut laufenden Praxis in München eingestiegen, die Praxis ist bereits etabliert, in bevorzugter Lage mit einem konstanten Patientenstamm. Allerdings befinden sich in fußläufiger Umgebung weitere Praxen mit einem ähnlichen Leistungs- und Serviceangebot. Dr. Melanie Fischer möchte den bestehenden Patientenstamm weiter ausbauen und den Anteil der Privatpatient:innen erhöhen. Sie sucht nun nach Möglichkeiten, ihren neuen Arbeitgeber für Patient:innen attraktiver zu machen.

Aufgabenstellung für die Teams:

Vom Erstkontakt bis hin zur wiederholten Terminvereinbarung und sogar Weiterempfehlung, an welchen Kontaktpunkten kannst du als Praxisinhaber:in WOW-Momente sowohl für Neupatient:innen als auch für bestehende Patient:innen kreieren? Welche Elemente werden für eine erfolgreiche Praxis in der Zukunft essenziell sein, um den Zahnarztbesuch von einem „notwendigen Übel“ in ein nachhaltig positiv wirkendes/einzigartiges Erlebnis zu verwandeln und so Patient:innen dauerhaft zu begeistern? Welche Rolle spielt dabei das Praxisteam?

Zusatz: Als Industrie, wie können wir Praxen auf ihrem Weg dahin unterstützen?

Hintergrund der Challenge:

AI-/ KI-Anwendungen unterstützen immer mehr Bereiche in unserem Alltag, vom Sprachassistenten bis zu komplexen Anwendungen, wie bei der rasanten Entwicklung hin zum autonomen Fahren.

Problemstellung:

In den Zahnarztpraxen nimmt die Arbeitsverdichtung immer mehr zu. Einerseits durch zunehmende Bürokratie, aber auch durch z.B. krankheits- oder fluktuationsbedingten Personalmangel. Mit zunehmendem Einsatz von komplexeren Diagnostikmöglichkeiten wie DVT und komplexeren Therapieplanungen haben die Zahnärzt:innen heute Mittel an der Hand, das Behandlungsergebnis für die Patient:innen entscheidend zu verbessern. Allerdings erfordert dies oft auch mehr Zeit und Knowhow, sich mit den viel größeren Datenmengen zu beschäftigen.

Aufgabenstellung für die Teams:

Überlege, wo und wie der Einsatz künstlicher Intelligenz den Praxisalltag erleichtern könnte, beginnend bei der Terminplanung, der Rezeption, der Patientendatenverwaltung, über die Diagnostik und die Therapie am Behandlungsstuhl. Mache konkrete Vorschläge zum Einsatz von KI in der Zahnarztpraxis, die für dich hohe Priorität haben. Identifiziere auch Bereiche, wo du erhöhte Risiken durch den Einsatz von KI siehst und entsprechende Lösungsmöglichkeiten, die diese berücksichtigen.

Hintergrund der Challenge:

Obwohl unser Leben immer digitaler wird, findet der Austausch zwischen Praxen und Patient:innen häufig noch analog statt.

Problemstellung:

Frau Dr. Schneider ist aufgefallen, dass ihre Patient:innen viele Aspekte des Lebens mit dem Smartphone regeln und generell voll digital unterwegs sind. Frau Schneider und ihr Team nutzen für die internen Prozesse der Praxis bereits verschiedene digitale Anwendungen - sie fragen sich, ob nicht auch die meisten Interaktionen zwischen Patient:in und Praxis über das Smartphone laufen können.

Aufgabenstellung für die Teams:

Überlegt, an welchen Punkten die Interaktion mit den Patient:innen noch digitaler werden kann. Identifiziert bekannte, neue und evtl. überflüssige Interaktionspunkte aus beiden Perspektiven. Was könnte der Praxis helfen im Kontakt mit den Patient:innen ‚digital zu gehen‘, wie macht sie das am besten, und welche neuen Möglichkeiten ergeben sich dadurch für die Beziehung zwischen mündiger Patient:in und engagiertem Praxisteam?

Hintergrund der Challenge:

Oft beginnt alles ganz harmlos: ein bisschen Zahnschmerzen, wunde Stellen am Zahnfleisch und schon ist es passiert. Wenn Zahnerkrankungen voranschreiten, ist nicht nur das Lächeln betroffen, sondern die Erkrankung grenzt Patient:innen in ihrem Alltag ein.

Problemstellung:

Luisa hat nach längerer Zahnerkrankung endlich wieder ein gesundes Lächeln. Um das jedoch beizubehalten muss sie ihre Putzgewohnheiten ändern, um eine wiederholte Zahnerkrankung zu vermeiden. Die Informationen, die man zum richtigen Putzverhalten in der Praxis erhält, sind nicht ausreichend und bleiben Luisa nach dem Praxistermin auch nicht im Gedächtnis.

Aufgabenstellung für die Teams:

Um Luisa auch nach dem Praxistermin die Sicherheit zu geben ihrer Zahnerkrankung vorzubeugen, möchten wir eine digitale Anwendung schaffen, die sie dabei unterstützt. Außerdem soll diese Anwendung dazu beitragen, den Erfolg langfristig zu sichern und ihr mehr Eigenverantwortung zu geben.

Entwickle eine Lösung, mit dessen Unterstützung es Luisa gelingt, eigenverantwortlich und langfristig möglichen Zahnerkrankungen vorzubeugen.